Una governance al servizio del cambiamento e dei valori aziendali

Una buona governance è un fattore determinante per il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità. I sistemi di governance mirano ad una sempre maggiore capacità di inclusione e di partecipazione, permettendo a tutti gli interessati di avere voce nei processi decisionali.

Il modello di corporate governance di Edison si ispira a questo principio e, in linea con la strategia del Gruppo, combina il perseguimento dei risultati economici con meccanismi che mirano a migliorare e rafforzare la relazione con tutti i suoi stakeholder. Edison è in sintonia con le indicazioni del Codice di Autoregolamentazione promosso da Borsa Italiana.

I principali organi di governo della società sono l’Assemblea degli azionisti, il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, la società di revisione e l’Organismo di vigilanza 231.

Il Consiglio di Amministrazione di Edison agisce sia attraverso amministratori esecutivi che attraverso amministratori con poteri di rappresentanza; è assistito da Comitati consultivi per il Controllo e Rischi, per la Remunerazione e Indipendenti. La carica di Amministratore Delegato è ricoperta da Marc Benayoun.

La struttura di governance di Edison è supportata anche da un Comitato Esecutivo (Comex) guidato dall'AD e composto dai responsabili delle diverse Divisioni aziendali, dai Comitati manageriali a sostegno del vertice e dalla Direzione di Internal Audit, alle dirette dipendenze del Consiglio di Amministrazione.

Il Transformation team

Nell’ambito della riorganizzazione di Edison, è stato inoltre lanciato , il “trasformation team”, che va ad affiancare il Comitato Esecutivo e lo supporta nel rinnovamento dell’organizzazione, in termini di flessibilità, efficienza, digitalizzazione, collaborazione e servizio ai clienti, fattori necessari per affrontare i rapidi cambiamenti del mercato in linea con la strategia CAP 2030 di EDF.

Il team ha presentato delle proposte di progetto che sta sviluppando grazie all’istituzione di appositi cantieri – il cui operato è sottoposto alla peer review dei colleghi. I primi 4 cantieri operativi riguardano aree chiave per il rinnovamento organizzativo:

  1. Inclusione e pluralità: supportare il processo di innovazione e miglioramento della performance aziendale attraverso la promozione della diversità.
     
  2. Mobilità interna: definire regole e responsabilità che favoriscano e strutturino il processo di mobilità interna di Edison.
     
  3. In time on target: semplificare i processi e ridurre tempi e costi, mantenendo il focus sui bisogni del cliente.
     
  4. Imprenditorialità: favorire la diffusione dello spirito imprenditoriale, creando spazi e momenti dedicati allo sviluppo di idee tramite un budget definito ed un processo agile e veloce.
     

I cantieri stanno attualmente elaborando proposte concrete e monitorabili tramite KPI, che saranno presentate e rese operative entro la prima metà del 2017.

A valle della prima fase verranno proposte ulteriori iniziative per il cambiamento e l’evoluzione aziendale e saranno sviluppati nuovi cantieri di innovazione.

Le chiavi del successo di questa iniziativa sono il supporto del vertice e il coinvolgimento e l’ascolto di tutti i dipendenti di Edison: i cantieri sono aperti e lavorano in stretta collaborazione con l’azienda, cercando di interpretare il sentimento e le esigenze di tutti i collaboratori Edison, con uno sguardo verso l’esterno.

 

La governance della sostenibilità

Gli organi di governance della sostenibilità sono il Comex, che mantiene le relazione con la funzione Sostenibilità e CSR (Corporate Social Responsibility) esprimendo indicazioni, condividendo progettualità e monitorando i risultati conseguiti e il Consiglio di Amministrazione di Edison, che approva il Rapporto di Sostenibilità, il documento di accountability, governo strategico, trasparenza e comunicazione che viene pubblicato annualmente. Il Rapporto di Sostenibilità è condiviso anche con l’Assemblea dei soci e, successivamente, con tutti gli stakeholder attraverso il sito web.

Per meglio integrare la sostenibilità nel business, la funzione Sostenibilità e CSR collabora con le diverse Divisione e Business Unit anche grazie all’attivazione del Network per la Sostenibilità.

Il Network della Sostenibilità di Edison

Negli ultimi mesi del 2016 la funzione Sostenibilità e CSR ha formalizzato la rete interna di focal point, con l’obiettivo di valorizzare l’apporto dei singoli, rendere stabile la struttura dei referenti e integrare con maggiore efficacia la sostenibilità nel business dell’azienda grazie al coinvolgimento di competenze specifiche.

Le attività del network:

  •  partecipazione alla definizione delle strategie (politica e obiettivi) e del piano di azione della Sostenibilità e CSR;
     
  •  allineamento periodico con le Direzioni o Business Unit in merito alle attività di Sostenibilità e CSR;
     
  •  raccolta delle esigenze e degli stimoli su tema della sostenibilità all’interno delle aree di business o funzioni;
     
  •  condivisione con la funzione Sostenibilità e CSR delle istanze raccolte dagli altri stakeholder (soprattutto esterni) nel corso delle attività correnti;
     
  •  partecipazione attiva alla realizzazione di progetti specifici e azioni innovative.
     

L’attività del Network permetterà di sostenere con maggiore coerenza ed efficacia la sostenibilità delle attività di Edison, di incrementare l’impegno di tutte le anime aziendali e di rafforzare il processo di integrazione dei temi di sostenibilità nel business. Il primo ambito di lavoro che ha impegnato il Network è l’attività di co-progettazione e realizzazione del presente Rapporto di Sostenibilità.

Contemporaneamente è stato avviato un tavolo di lavoro per il rinnovamento della Politica di Sostenibilità. L’obiettivo è, infatti, cogliere le opportunità generate dai cambiamenti nel nuovo scenario energetico e nell’assetto organizzativo e per una sua utile contestualizzazione in coerenza con i nuovi valori aziendali (Rispetto, Responsabilità, Integrità), uniformandola agli obiettivi di CSR espressi da EDF. La nuova politica per la Sostenibilità sarà tanto più rappresentativa dell’identità aziendale quanto più sarà in grado di coniugare l’attuale posizionamento rispetto ad alcuni macro temi della sostenibilità (Accordo di Parigi, SDG, etc.) attraverso un approccio di ascolto delle istanze provenienti dagli stakeholder. La nuova Politica, che sarà presentata entro il 2017, sarà accompagnata da alcuni obiettivi strategici, elaborati in condivisione con tutte le aree aziendali, gli stakeholder e con il top management, a supporto del posizionamento aziendale.

 

Sistema di controllo interno e gestione dei rischi

Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi di Edison è composto da strumenti, strutture organizzative, procedure e regole aziendali che consentono una gestione dell'azienda sana, corretta e coerente con gli obiettivi strategici e operativi. È conforme alle leggi e ai regolamenti applicabili (compliance) di corretta e trasparente informativa interna e verso il mercato (reporting), e consente di prevenire e limitare le conseguenze di risultati inattesi. Si basa sul Codice Etico e sul Modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/01 (Modello 231).

Il Codice Etico di Edison contiene i principi e i valori che ispirano l’etica aziendale e che consentono una gestione più sostenibile del business grazie alla definizione di regole di comportamento e norme di attuazione. È stato condiviso e approvato anche dalle società controllate ed è vincolante per tutti coloro che agiscono in nome dell’azienda in virtù di specifici mandati o procure. Viene consegnato a tutti i dipendenti e collaboratori della Società.

Il Codice Etico, parte integrante e fondante del Modello 231, è stato oggetto di periodiche revisioni e aggiornamenti, anche al fine di rafforzare il principio della “tolleranza zero” verso frodi e corruzione, attraverso il richiamo esplicito ai dieci principi del Global Compact delle Nazioni Unite relativi ai diritti umani e del lavoro, alla tutela dell’ambiente e alla lotta alla corruzione.

Nel mese di dicembre 2016 il Consiglio di Amministrazione di Edison S.p.A. ha adottato una versione ulteriormente aggiornata del Codice Etico, che riflette il cambiamento della missione aziendale avviato e il nuovo posizionamento come azienda energetica responsabile e impegnata nella crescita dell’energia sostenibile. Il nuovo posizionamento competitivo e il nuovo approccio verso l’esterno sono incarnati anche nella proposizione dei tre valori che l’azienda ha adottato: Rispetto – Integrità – Responsabilità.

I recenti interventi proposti, costituiscono una dimostrazione concreta della continua attenzione ai temi dell’etica e dell’integrità e sono la prova tangibile di come il Codice Etico sia diventato, nel corso degli anni, sempre più parte integrante della cultura organizzativa del Gruppo e delle operazioni quotidiane.

Il Modello di organizzazione, gestione e controllo, ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, è composto delle regole e delle procedure organizzative volte a prevenire la commissione dei reati e la conseguente responsabilità amministrativa della Società. Edison ha adottato il Modello 231 già nel 2004, dopo un’attenta analisi delle attività potenzialmente a rischio, e l’ha costantemente aggiornato nel tempo per adeguarlo sia alle evoluzioni legislative intervenute sia alle modifiche organizzative avvenute.

Nel 2016 sono proseguite le attività di revisione del Modello 231 e dei relativi protocolli di comportamento al fine di recepire, in particolare, le risultanze delle attività di risk assessment con riferimento ai nuovi “eco-reati”, introdotti nell’ordinamento giuridico italiano dalla L.68/2015 e recepiti anche all’interno del D. Lgs. 231/01. Questo ha comportato anche l’adozione di una versione aggiornata del Protocollo per la gestione dei rischi in materia ambientale.

Si è inoltre conclusa l’attività di definizione degli Action Plan associati ai rischi di frode prioritari identificati nell’ambito del progetto di Fraud Risk Assessment (Fase III). Gli indicatori di rischio individuati nel corso dell’implementazione dell’Action Plan, riferiti alle aree di ciclo passivo e dei rimborsi ai clienti, potranno costituire la base su cui programmare in futuro interventi di fraud audit dedicato, ampliando in tal modo le attività di audit ordinario ai temi di Fraud Prevention e Fraud Detection. Nell’ambito del progetto, è stata inoltre elaborata la proposta di testo delle Linee Guida antifrode.

Il CdA nomina l’Organismo di Vigilanza che ha la responsabilità di vigilare sul corretto funzionamento del Modello 231 e di curarne l’aggiornamento. In merito riferisce semestralmente sia al Consiglio di Amministrazione che al Collegio Sindacale. Il rispetto del Codice Etico e del Modello 231 sono monitorati attraverso una specifica procedura per la segnalazione di potenziali violazioni e da audit interni rivolti a tutte le aree aziendali, anche su aspetti ambientali e di salute e sicurezza dei lavoratori.

Nel corso del 2016 è stato lanciato il nuovo sistema di whistleblowing, dedicato alla segnalazione di irregolarità e potenziali illeciti da parte di dipendenti e soggetti terzi, a integrazione dei canali già previsti per le segnalazioni all’Organismo di Vigilanza. Il sistema prevede l’utilizzo di una piattaforma web – accessibile dai dipendenti dal sito intranet aziendale e da chiunque dal sito internet edison.it – ospitata su server terzi con tecnologia sicura, a garanzia e tutela del segnalante, e un percorso pre-configurato, finalizzato a raccogliere segnalazioni il più possibile pertinenti e circostanziate.

Il lancio del nuovo sistema è stato affiancato, da un lato, dalla pubblicazione della Policy Whistleblowing, che disciplina nel dettaglio le modalità di funzionamento del sistema, il trattamento e la gestione delle segnalazioni, le garanzie di tutela del segnalante e del segnalato, e, dall’altro, da una campagna di sensibilizzazione verso dipendenti e soggetti terzi, condotta attraverso news dedicate e un video tutorial di supporto.

Il nuovo sistema di whistleblowing di Edison

Il whistleblowing si sta affermando come uno degli strumenti più efficaci per contrastare illeciti quali corruzione, frode, abuso d’ufficio e altri reati gravi. La parola whistleblowing indica il soffiare nel fischietto. Il whistleblower è chi dà l’allarme, attira l’attenzione in una situazione di pericolo, effettuando una segnalazione circostanziata. L’attività del whistleblowing riguarda la difesa del bene comune e dell’integrità dell’azienda.

Quest’azione, quindi, concorre alla rimozione di un tabù culturale e a una maggiore presa di coscienza da parte del dipendente, che, anziché girare lo sguardo altrove, fornisce il suo contributo per contrastare comportamenti disonesti.

L’azienda è consapevole del fatto che i propri dipendenti possano trovarsi nella posizione più idonea per riscontrare anomalie e che possano quindi diventare parte attiva nella prevenzione di irregolarità, segnalandone l’esistenza e favorendo interventi tempestivi.

Proprio per evitare calunnie, delazioni o segnalazioni non utili, il percorso di segnalazione online strutturato da Edison con Transparency International Italia, utilizzando il software Globaleaks, guida il segnalante a definire e circostanziare correttamente la segnalazione. Il percorso tende, quindi, a scremare le segnalazioni relative a illeciti o sospetti di corruzione, frode, altri reati o altre violazione al codice etico.

La segnalazione, effettuata su una piattaforma informatica protetta, che si trova fisicamente su un server esterno, viene ricevuta dalla funzione aziendale preposta alle attività di conformità ed etica. Per il segnalante sarà sempre possibile dialogare in forma anonima per aggiungere dettagli o altre informazioni. Viene così garantito l’anonimato della segnalazione, a garanzia e tutela del segnalante.

Dal lancio della piattaforma di whistleblowing avvenuto a luglio 2016, è stata ricevuta, nel corso del 2016,una sola segnalazione, che a seguito di verifiche e approfondimenti, è risultata non pertinente, e pertanto archiviata.

SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Attività di Internal Audit Unità di misura 2014 2015 2016
Numero totale audit eseguiti per area gestionale        
- di cui area Corporate & IT n 11 11 10
- di cui area Exploration & Production n 3 5 2
- di cui area Gas Midstream, Energy Management & Optimization n 3 2 5
- di cui area Power Asset Management n 1 2 1
- di cui area Marketing, Sales & Energy Services n 4 4 3


L’Enterprise Risk Management

Edison ha sviluppato un modello aziendale integrato di gestione dei rischi che si ispira ai principi internazionali dell’Enterprise Risk Management (ERM), in particolare al Framework CoSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), il cui scopo principale è quello di adottare un approccio sistematico all’individuazione dei rischi prioritari dell’azienda, che consenta di valutarne anticipatamente i potenziali effetti negativi e intraprendere le opportune azioni per mitigarli.

A tal fine, Edison si è dotata di una metodologia di mappatura e valutazione del rischio che assegna un indice di rilevanza al rischio in funzione della valutazione di impatto globale, della probabilità di accadimento e del livello di controllo, e di un Modello di Rischio Aziendale, sviluppato sulla base delle migliori prassi di settore e internazionali, che ricomprende in un framework integrato le diverse tipologie di rischio caratterizzanti il business in cui il Gruppo opera. Tali aspetti possono essere suddivisi in:

  • rischi legati all’ambiente esterno, dipendenti dalle condizioni di mercato e dell’ambiente competitivo, nonché dall’evoluzione del contesto politico, normativo e regolamentare;
     
  • rischi operativi, legati ai processi, agli asset, alle infrastrutture e ai sistemi di gestione aziendale, in particolare con riferimento alle attività di produzione e commercializzazione;
     
  • rischi strategici, relativi alla definizione e implementazione degli indirizzi strategici della Società.
     

In particolare, con il coordinamento della Direzione Risk Office, i responsabili delle diverse aree aziendali individuano i rischi di competenza attraverso un processo di Risk Self Assessment, fornendo una prima indicazione delle azioni di mitigazione a essi associate.

I risultati di tale processo sono successivamente consolidati a livello centrale in una mappatura nella quale i rischi vengono prioritizzati in funzione del relativo punteggio e aggregati per favorire il coordinamento dei piani di mitigazione in un’ottica di gestione integrata dei rischi.

Inoltre, in relazione ai rischi associati a nuove iniziative, sia in Italia che all’estero, vengono valutate e analizzate anche tematiche ambientali, di salute e sicurezza ed efficienza - driver decisionali importanti nella valutazione dei progetti di investimento – grazie al coinvolgimento diretto della funzione Corporate Social Responsibility.

I risultati del processo ERM sono oggetto di un’attività periodica e strutturata di rendicontazione nei confronti del Management, che valuta l’adeguatezza del profilo di rischio assunto in relazione agli obiettivi di business prefissati e l’efficacia delle misure di controllo e mitigazione adottate. Nello specifico, i principali aspetti di rischio a cui Edison è esposta sono illustrati nel capitolo “Rischi e incertezze” della Relazione sulla Gestione e al capitolo “Gestione dei rischi finanziari del Gruppo” del Bilancio Consolidato.